TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En OLAN nos preocupamos por los datos personales que tratamos y por el exacto cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales, entre otras, el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE, así como la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
De acuerdo con ello, se informa de las siguientes cuestiones relativas a los tratamientos de datos personales que realizamos en OLAN:
¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos personales?
Identidad: OLAN, S.A.
NIF: A01012103
Dirección postal: calle Intxerdui, nº 9
01250 de Araia (Álava)
Correo electrónico: administracion@olan.es
Principios relativos al tratamiento
En el tratamiento de datos personales que se realiza en el mismo se respetan los principios exigidos por el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (en adelante, RGPD):
- Principio de licitud, lealtad y transparencia: los datos que recogemos son tratados de forma lícita, leal y transparente, con el previo consentimiento de los interesados cuando fuera necesario o, en su caso, para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación a petición de este de medidas precontractuales, o bien, si el tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable o para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertados fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño.
- Principio de limitación de la finalidad: los datos personales que tratamos se utilizan para las finalidades indicadas en el apartado “¿Con qué finalidad utilizamos sus datos personales?”
- Principio de minimización de datos: de acuerdo con este principio, los únicos datos personales que recabamos de los usuarios son los estrictamente necesarios para gestionar las relaciones contractuales y para atender las consultas y/o solicitudes que nos realizan así como, en su caso, gestionar las denuncias que se nos presenten a través del documento habilitado al efecto en el Canal de denuncias.
- Principio de exactitud: los datos personales que recabamos se mantendrán exactos y, si fuera necesario, actualizados. Para ello, en caso de que se produzca algún cambio de datos personales el usuario nos lo deberá comunicar de forma que podamos realizar la oportuna actualización.
- Principio de limitación del plazo de conservación: los datos personales que tratamos se conservarán durante los plazos indicados en el apartado “¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?”
- Principio de integridad y confidencialidad: para respetar este principio, los datos personales serán tratados de forma que se garantice una seguridad adecuada de los mismos, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, aplicando para ello las medidas técnicas y organizativas apropiadas.
¿Qué categorías de datos personales tratamos?
Las categorías de datos que tratamos a través de este sitio web son:
- Datos recabados a través del apartado de contacto: los facilitados por el propio interesado. Recomendamos que el usuario facilite los datos mínimos necesarios.
- Datos recabados a través del documento del Canal de Denuncias: como quiera que las denuncias se pueden facilitar de forma anónima, es totalmente voluntario proporcionar datos personales por lo que, si así lo hace el interesado, la categoría de datos que se solicitan son: nombre y apellidos; datos de contacto (teléfono-correo electrónico), en su caso, departamento-puesto de trabajo; información relativa a los hechos sobre los que presenta denuncia.
Solicitamos a los usuarios que únicamente nos proporcione datos personales si fuera necesario para la atención de la consulta o solicitud y, en tal caso, que sean los mínimos necesarios para ello.
Respecto al canal de denuncias, solamente recabamos datos personales si así los proporciona el interesado toda vez que pueden ser presentadas de forma anónima. Al ser voluntario facilitar o no datos personales, la denuncia se podrá tramitar de todas formas, no existiendo efectos ni consecuencias negativas en caso de no proporcionarlos.
No tratamos a través de este sitio web datos personales de los que el Reglamento General de Protección de Datos califica como “categorías especiales de datos” (datos de salud, datos biométricos, afiliación sindical, etc.) ni datos personales relativos a condenas o infracciones penales.
¿Cómo hemos obtenidos sus datos personales?
Todos los datos personales que tratamos en OLAN nos los proporcionan los propios interesados o sus representantes legales.
Los datos personales que recabamos a través de este sitio web han sido recabados a través de la dirección de correo electrónico habilitada para establecer contacto con nosotros o, en el caso del Canal de denuncias, a través del formulario o impreso habilitado al efecto.
¿Con qué finalidad utilizamos sus datos personales (usuarios o no de la página web)?
Datos de clientes: para el adecuado mantenimiento, desarrollo, cumplimiento y control de la relación contractual con nuestros clientes y de los servicios que demandan.
Datos de proveedores: para el adecuado mantenimiento, desarrollo, cumplimiento y control de la relación contractual con nuestros proveedores y de los servicios que nos prestan.
Datos de personal: para el adecuado mantenimiento, desarrollo, cumplimiento y control de la relación contractual con nuestros empleados, así como cumplimiento de la normativa vigente en materia laboral, de Seguridad Social y de Prevención de Riesgos Laborales que resulte de aplicación.
Datos recabados a través del apartado de contacto: para gestionar y dar respuesta a las consultas o solicitudes que realizan los interesados.
Datos recabados a través del formulario del Canal de denuncias: para gestionar y tramitar las denuncias que se reciben sobre conductas u omisiones contrarias a la legalidad en el ámbito de nuestra organización y ello en cumplimiento de las obligaciones establecidas por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos personales?
Datos de clientes: la base jurídica que legitima el tratamiento de sus datos personales es que el mismo es necesario para la ejecución del contrato en el que estos son parte.
Datos de proveedores: la base jurídica que legitima el tratamiento de sus datos personales es que el mismo es necesario para la ejecución del contrato en el que estos son parte.
Datos de personal: la base jurídica que legitima el tratamiento de los datos personales de los trabajadores es que el mismo es necesario para la ejecución del contrato laboral entre la empresa y sus trabajadores.
Datos recabados a través del apartado de contacto: la base jurídica que legitima el tratamiento de los datos personales que nos facilitan los interesados es que el mismo es necesario para la ejecución de la relación jurídica que nace al contactar a través del correo electrónico de contacto y, por tanto, para gestionar las consultas o solicitudes que nos realizan.
Datos recabados a través del formulario del Canal de denuncias: la base jurídica que legitima el tratamiento de los datos personales del denunciante, en caso de que no se presente de forma anónima, es que el mismo es necesario para el cumplimiento de las obligaciones legales establecidas por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos personales?
Los datos personales de los clientes, proveedores y empleados se comunicarán, en su caso, a la administración tributaria para el cumplimiento de obligaciones legales y tributarias, así como a la/s entidad/es financieras a través de la/s cual/es OLAN gestione los cobros (en el caso de clientes) y pagos (en el caso de proveedores y empleados).
Respecto al canal de denuncias, se informa expresamente a los informantes y a quienes lleven a cabo una revelación pública, de que su identidad será en toco caso reservada, de forma que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros. No obstante ello sin perjuicio de que, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan, se comuniquen los datos a la Autoridad judicial o al Ministerio Fiscal.
En todo caso, para algunas cuestiones utilizamos servicios de terceros, que actúan como encargados del tratamiento, con quienes hemos firmado el correspondiente contrato de tratamiento de datos de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos.
Transferencias de datos a terceros países
Se informa de que no realizamos transferencias internacionales de datos personales.
¿Durante cuánto tiempo conservaremos sus datos personales?
Datos de clientes, proveedores y empleados: sus datos personales se conservarán durante la vigencia de la relación contractual correspondiente y, una vez finalizada esta, durante los plazos de prescripción de responsabilidades establecidas por las disposiciones legales que resulten de aplicación.
Datos recabados a través del apartado de contacto: los datos personales que nos proporcionan los usuarios se conservarán únicamente durante la gestión de las consultas o solicitudes que nos realizan y, posteriormente, durante los plazos necesarios para el cumplimiento de obligaciones legales.
Datos recabados a través del Canal de denuncias: conservaremos sus datos personales en el sistema de informaciones únicamente durante los plazos exigidos por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En este sentido, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 32.4 de la citada Ley 2/2023 y por el artículo 24.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos personales?
- Derecho a solicitar el acceso a sus datos personales: con el fin de conocer y verificar la licitud del tratamiento, usted podrá solicitarnos en cualquier momento confirmación de si OLAN está tratando sus datos personales y, en tal caso, le informaremos, entre otras cuestiones, sobre qué datos estamos tratando, su finalidad, origen de los datos, plazo previsto de conservación de los datos y, en su caso, destinatarios o categorías de destinatarios.
- Derecho a solicitar su rectificación: podrá solicitarnos la rectificación de los datos personales que sean inexactos o que completemos los que sean incompletos, inclusive mediante una declaración adicional. En tal caso deberá indicar en su solicitud a qué datos se refiere y la corrección que haya de realizarse, debiendo acompañar, en su caso, la documentación justificativa de la inexactitud o carácter incompleto de los datos objeto de tratamiento.
- Derecho a solicitar su supresión (“derecho al olvido”): puede solicitarnos que sus datos personales se supriman y dejen de tratarse si ya no son necesarios para los fines para los que fueron recogidos o tratados de otro modo, retire su consentimiento, hayan sido tratados ilícitamente o deban ser suprimidos para el cumplimiento de una obligación legal.
- Derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales: en este caso OLAN únicamente conservará sus datos personales para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones, o con miras a la protección de los derechos de otra persona física o jurídica o por razones de interés público importante.
- Derecho a la portabilidad de sus datos personales: puede solicitarnos que le entreguemos sus datos personales, a usted o a otro responsable que usted nos indique, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
- Derecho a oponerse al tratamiento: OLAN dejará de tratar sus datos personales en la forma que usted indique, salvo que tengamos que seguir tratándolos por motivos legítimos imperiosos o para la formulación, el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.
Cómo ejercer sus derechos de protección de datos: para ejercer sus derechos debe enviarnos una solicitud por escrito dirigida a OLAN, S.A. indicando la empresa ante la que ejerce su derecho, en calle Intxerdui, nº 9, C.P. 001250 de Araia (Álava), o bien enviando un correo electrónico a administracion@olan.es.
OLAN responderá todas las solicitudes en los plazos y condiciones que exige la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
Cómo presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos: si usted considera que no hemos tratado adecuadamente sus datos personales o que no hemos atendido debidamente en el ejercicio de sus derechos de protección de datos, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, bien a través de su sede electrónica o en su domicilio, en calle Jorge Juan, nº 6, C.P. 28001 de Madrid.
Más información sobre los derechos de protección de datos y reclamaciones ante la Autoridad de control en www.aepd.es.
Seguridad
De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos, OLAN ha adoptado las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo.
A fin de evaluar la adecuación del nivel de seguridad se han tenido particularmente en cuenta los riesgos que presenta el tratamiento de datos, en particular como consecuencia de la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizado a dichos datos.
Deber de secreto
OLAN ha adoptado medidas para garantizar que cualquier persona que actúe bajo su respectiva autoridad y tenga acceso a los datos personales que nos facilitan los usuarios, sólo puedan tratarlos siguiendo instrucciones de la empresa, debiendo además guardar el correspondiente secreto profesional sobre los mismos, que tendrá una duración indefinida.
A tal efecto, nuestros empleados han firmado un documento de confidencialidad y deber de secreto respecto a la información y los datos personales que tratan con ocasión de la relación laboral existente con la empresa.
Uso de la web por menores de edad
Rogamos a los usuarios lean las políticas de uso de web por menores de edad que hemos publicado en el “Aviso legal” de nuestro sitio web.
Cookies
Las cookies son ficheros de texto de pequeño tamaño que se almacenan en el dispositivo que accede o visita las páginas de determinados sitios web, de forma que se puedan conocer las preferencias del usuario al volver a conectarse. Las cookies almacenadas en el disco duro del usuario no pueden leer los datos contenidos en él, acceder a información personal ni leer las cookies creadas por otros proveedores.
Se informa de que en este sitio web no se utilizan cookies.
Texto de fecha: 28 de octubre de 2024